Tietosuojakäytäntö

Yksityisyyden suoja on yksi tärkeimmistä ihmisoikeuksista. Meidän yrityksessämme olemme tästä hyvin tietoisia, ja siksi kunnioitamme asiakkaidemme yksityisyyttä ja käsittelemme heidän henkilötietojaan vastuullisesti, huolellisesti ja voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Pääsy henkilötietoihin on sallittu vain valtuutetuille yrityksen henkilöstön jäsenille ja sopimuskumppaneille, siinä laajuudessa ja tarkoituksessa, joka on ehdottoman tarpeellista sopimussuhteista johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden sujuvan toteuttamisen, varmistamisen ja täyttämisen kannalta.

Oikeiden toimenpiteiden avulla varmistamme, että valtuuttamattomat henkilöt eivät pääse käsiksi henkilötietoihin, suojaamme niiden luottamuksellisuuden ja eheyden sekä estämme niiden katoamisen tai tahattoman tuhoamisen koko käsittelyprosessin ajan. Emme ole vastuussa mistään "hakkauksista" tietokonejärjestelmään!

Yritys ja sen käsittelijät kunnioittavat täysin henkilötietojen käsittelyä koskevia yleisiä periaatteita, jotka ovat:

Käsittelemme käyttäjien henkilötietoja laillisesti, oikeudenmukaisesti ja läpinäkyvästi.

Keräämme henkilötietoja ennalta määriteltyihin, selkeisiin ja laillisiin tarkoituksiin; emme käsittele henkilötietoja muuhun tarkoitukseen, paitsi tieteellisiin tai historiallisisiin tutkimuksiin ja tilastollisiin tarkoituksiin tietyin edellytyksin.

Henkilötietoja käsitellään vähimmäismäärä, joka on tarpeen niiden käsittelyn tarkoitusten kannalta.

Varmistamme, että käsittelemämme henkilötiedot ovat tarkkoja ja säännöllisesti päivitettyjä; virheelliset tiedot korjataan tai poistetaan.

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen niiden käsittelyn tarkoitusten kannalta.

Varmistamme henkilötietojen asianmukaisen turvallisuuden, mikä sisältää valtuuttamattoman tai laittoman käsittelyn sekä tahattoman katoamisen, tuhoamisen tai vahingoittamisen estämisen asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

1. Yksityisyysyhteyshenkilö

Kysymyksissä, jotka liittyvät henkilötietojen käsittelyyn ja käyttöön, tietojen korjaamiseen, estämiseen, poistamiseen tai ilmoitusluvan peruuttamiseen, ottakaa meihin yhteyttä sähköpostiosoitteeseemme.

2. Mitä henkilötietoja kerätään

• Perustiedot (esim. nimi ja sukunimi);
• viestintätiedot (esim. osoite, sähköposti, puhelinnumero);
• tiedot viestinnästä yrityksen ja sinun välilläsi; maksutiedot;
• kaikki muut tiedot, jotka on saatu suostumuksen perusteella.

3. Mitkä ovat oikeudelliset perusteet henkilötietojesi käsittelylle

Voimme käsitellä henkilötietoja voimassa olevan henkilötietojen suojelua koskevan lainsäädännön mukaisesti:

•  jos se on tarpeen sopimuksen tekemiseksi ja/tai täyttämiseksi (esim. osallistuminen tapahtumaan, työpajaan jne.)
•  jos laki niin vaatii;
•  jos suostumus annetaan (joka voidaan peruuttaa milloin tahansa);
•  jos käsittely on tarpeen yrityksen tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

3.1. Käsittely perustuu solmittuun sopimukseen

Yritys käsittelee yksilöiden henkilötietoja täyttääkseen sopimusvelvoitteensa tapahtumien, työpajojen tai muiden sopimuksessa sovittujen palveluiden järjestämiseksi. Oikeuksien käyttämisen ja sopimusvelvoitteiden täyttämisen yhteydessä yritys käsittelee yksilöiden henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• yksilön tunnistaminen;
• tarjouksen valmistelu ja sopimuksen tekeminen;
• palveluiden tarjoaminen, jolloin yritys voi antaa tietoja sopimuskumppaneille, jotka toteuttavat yksittäisen palvelun (esim. majoituspalvelun tarjoaja jne.)
• ilmoitusten lähettäminen yksilöille sopimussuhteen toteuttamisesta;
• tietojen antaminen lainsäädännön muutoksista tietyllä alalla tai myyntiehtojen muutoksista;
• laskutuksen toteuttaminen;
• vastata vastalauseisiin tai valituksiin;
• kaikkien perintämenettelyjen toteuttaminen, saatavien myynti;
• muut tarkoitukset, jotka ovat tarpeen sopimussuhteen tekemiseksi tai toteuttamiseksi.

Silloin kun se on ehdottoman tarpeellista tapahtumien tunnistamiseksi ja vahvistamiseksi, yritys käsittelee tietoja raporttien valmistelua ja tulevien toimintojen suunnittelua varten.

Tapahtumien ja niihin liittyvien palveluiden tai muiden yksilön tilaamien palveluiden järjestämistä varten yritys käsittelee kaikki tarvittavat tiedot. Tämä sisältää erityisesti, mutta ei rajoitu: nimi, etunimi, sukunimi, syntymäaika, osoite, paikka, maa, puhelinnumero, sähköposti jne.

Emme tarvitse nimenomaista suostumusta sopimukselliseen henkilötietojen käsittelyyn.

Tapahtumissa tai työpajoissa, jotka liittyvät tiiviisti valokuvaamiseen ja kuvien julkaisemiseen (Facebookissa, Twitterissä, YouTubessa ja Instagramissa), on huomautettu, että valokuvaaminen ja kuvien julkaiseminen ovat osa tapahtumaa tai työpajaa. Vaikka valokuvaaminen ja kuvien julkaiseminen on sopimussuhde, yritys hankkii silti yksilön nimenomaisen suostumuksen. Mikäli nimenomaista suostumusta valokuvaamiseen ja kuvien julkaisemiseen ei anneta ja yritys ei voi varmistaa, että yksilö ei ilmesty kuvaan, yrityksellä on oikeus hylätä hakemus kyseiseen tapahtumaan tai työpajaan.

Jos yksilö ei toimita kaikkia henkilötietoja, joita yritys tarvitsee sopimussuhteen täyttämiseksi, yritys ei voi toteuttaa yksilön tilausta. Tällöin yritys hankkii ja käsittelee aina vain ne henkilötiedot, jotka ovat tarpeen sopimussuhteen täyttämiseksi.

3.2. Käsittely lain perusteella

Oikeudellinen peruste tarkoittaa, että yritys käsittelee yksilön henkilötietoja täyttääkseen voimassa olevat lainsäädännön asettamat velvoitteet. Slovenian tasavallassa tietyt henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudelliset velvoitteet määräytyvät erityisesti seuraavien lakien mukaan:

Arvonlisäverolaki ZDDV-1;

Veromenettelylaki;

Osakeyhtiölaki;

Kirjanpitolaki;

Arvonlisäverolain täytäntöönpanosäännöt;

Slovenian kirjanpitostandardit.

Jos yritys käsittelee henkilötietoja yksilöltä, joka on tehnyt verkkohankinnan tai palvelutilauksen, se säilyttää laskun 10 vuotta (samoin kuin yksilön/ostajan tiedot tilillä).

3.3. Käsittely oikeutettujen etujen perusteella

Yritys voi käsitellä tietoja oikeutetun edun perusteella, jota yritys tai kolmas osapuoli tavoittelee, ellei tällaiset edut ole ylitetty yksilön etujen tai perusoikeuksien ja -vapauksien toimesta, joihin henkilötiedot liittyvät, erityisesti kun tiedot liittyvät lapseen. Jos kerättyjä tietoja käytetään edelleen yksilöön liittyen, yritys toteuttaa arvioinnin yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tällainen tietojen edelleen käyttö pseudonymisoidussa tai aggregoidussa muodossa, esimerkiksi, edustaa laillista tietojen käyttöä markkinointiin ja muihin liiketoiminta- tai teknisiin analyyseihin yrityksessä.

Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan suoramarkkinointi kuuluu myös oikeutettuihin etuihin. Suoramarkkinointia varten yritys voi luoda yksilöllisiä profiileja ilman suostumusta perustuen perusinformaatioon valituista palveluista, kuten esim. valitun palvelun tyyppiin tai erityisiin ominaisuuksiin, valintojen ajankohtaan tai aikaisempiin markkinointikontakteihin yksilön kanssa, erityisesti ottaen huomioon ilmaistun kiinnostuksen tai kiinnostuksen puutteen tiettyjä palveluja kohtaan. Tällainen perusprofilointi ei koskaan sisällä arkaluonteisia tietoja. Yksilö voi vastustaa käsittelyä oikeutensa rajoittamiseen (kohta 7.4) perustuen.

Oikeutettujen etujen perusteella yritys voi ottaa yhteyttä yksilöön parantaakseen palvelua tai selvittääkseen hänen tyytyväisyytensä palveluihin, vaikka tämä ei ole ehdottoman tarpeellista sopimuksen toteuttamiseksi. Yksilöiden kiinnostuksen vuoksi yritys ei ota yhteyttä niihin yksilöihin, jotka ovat vastustaneet tätä.

Yrityksellä on oikeutettu etu säilyttää ja käyttää tietoja analyyseihin ja tutkimuksiin markkinoinnin, liiketoimintasuunnittelun ja vastaavien tarkoitusten vuoksi lain määräämän säilytysaikakauden loppuun saakka.

3.4. Käsittely suostumuksen perusteella

Nimenomainen suostumus on peruste henkilötietojen käsittelylle, jolle yrityksellä ei ole laillista tai sopimuksellista perustetta. Esimerkiksi suostumus voi liittyä:

• tietojen antamiseen muista yrityksen tarjouksista ja palveluista, jotka toteutetaan yksinomaan yksilön valitseman viestintäkanavan kautta;
• tapahtuman tai työpajan valokuvaamiseen ja tallentamiseen yrityksen toimintojen esittelemiseksi ja kuvien, videoiden ja äänitallenteiden julkaisemiseksi yrityksen verkkosivustolla sekä Facebookissa, Twitterissä, YouTubessa ja Instagram-profiileissa.
• yksilö antaa suostumuksen itselleen; lapsen tapauksessa suostumuksen antaa yksi vanhemmista tai laillinen edustaja.

Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely toteutetaan siinä laajuudessa ja niihin tarkoituksiin, jotka yksilön lausunto sallii ja sovittujen viestintäkanavien kautta, kunnes se peruutetaan.

Jos yksilö ei suostu henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn yhden tai useamman yksilöllisessä suostumuksessa määritellyn tarkoituksen vuoksi, sillä ei ole mitään vaikutusta tietojen käsittelyyn, joka toteutetaan muiden oikeudellisten perusteiden mukaan.

Suostumuksen perusteella kerättyjä henkilötietoja käsitellään vain annetun suostumuksen puitteissa ja tarkoituksessa, eikä niitä siirretä kolmansille osapuolille, ellei suostumuksessa nimenomaisesti mainita ja yksilö suostu siihen, että henkilötietoja voidaan siirtää suostumuksessa määritellylle käsittelijälle.

Yksilö voi peruuttaa suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa ottamalla yhteyttä tietosuojapisteeseemme (kohta 8). Suostumuksen voi peruuttaa lähettämällä sähköpostin sähköpostiosoitteeseen.

4. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään

Henkilötietoja säilytetään voimassa olevien henkilötietojen suojaa koskevien sääntöjen mukaisesti. Niitä säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai lain mukaan. Säilytämme henkilötietoja, joita käsittelemme yksilön antaman suostumuksen perusteella, pysyvästi, kunnes se peruutetaan. Henkilötietoja, joita käsittelemme lain tai sopimussuhteen perusteella, säilytetään niin kauan kuin laki määrää.

Jos tietoja käsitellään yksilön suostumuksen perusteella yrityksen markkinoinnin vuoksi, tietoja voidaan käsitellä tarpeelliseen laajuuteen niin kauan kuin se on tarpeen tällaiselle markkinoinnille tai palveluille.

Säilytysaikakauden päätyttyä henkilötiedot poistetaan tehokkaasti ja pysyvästi tai anonymisoidaan siten, että niitä ei enää voida yhdistää yksilöön.

5. Kuinka suojaamme henkilötietoja

Käytämme teknisiä ja organisatorisia turvatoimia suojataksemme henkilötietoja laittomalta tai valtuuttamattomalta pääsyltä tai käytöltä sekä tahattomalta katoamiselta tai eheyden heikentymiseltä. Olemme suunnitelleet nämä toimenpiteet ottaen huomioon IT-infrastruktuurimme, mahdollisen vaikutuksen yksilön yksityisyyteen ja kustannukset sekä nykyiset toimialastandardit ja käytännöt. Sopimuskumppanimme käsittelevät henkilötietojasi vain, jos ne noudattavat näitä teknisiä ja organisatorisia turvatoimia.

Tietoturvan ylläpitäminen tarkoittaa henkilötietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden suojaamista:

 – luottamuksellisuus ja eheys: yksilöiden henkilötiedot suojataan valtuuttamattomalta tai laittomalta käsittelyltä sekä tahattomalta katoamiselta, tuhoamiselta tai vahingoittumiselta;

 – saatavuus: varmistamme, että valtuutetut käsittelijät voivat käyttää henkilötietoja vain tarvittaessa.

Turvallisuusmenettelymme sisältävät pääsynhallinnan, varmuuskopiot, valvonnan, tarkastuksen ja ylläpidon, turvallisuustapahtumien hallinnan jne.

6. Mahdollisuutesi ja oikeutesi henkilötietojesi suhteen

Riippuen siitä, mihin tarkoituksiin käsittelemme yksilöiden henkilötietoja, voimme luovuttaa näitä tietoja seuraaville käsittelijöille:

a) Yrityksen sisällä, työntekijälle.

b) Liikekumppaneillemme, joiden kanssa vaadimme voimassa olevien lakien ja henkilötietojen suojaa koskevien käytäntöjen noudattamista ja kiinnitämme suurta huomiota henkilötietojen luottamuksellisuuteen:

• mainonta-, markkinointi- ja promootioagentuurit sekä palveluntarjoajat, esim. MailChimp, Google (Google – vain evästeiden tunniste uudelleenmarkkinointia varten, sähköpostiosoite mainosten näyttämiseksi Google AdWordsissa, evästeiden tunniste analysointiin Google Analyticsissa; Facebook – vain evästeiden tunniste uudelleenmarkkinointia varten, sähköpostiosoite mainosten näyttämiseksi Facebook Custom Audiencesissa), jotka auttavat meitä toteuttamaan ja analysoimaan kampanjoidemme ja promootioidemme tehokkuutta.
• yritykset, jotka suorittavat palveluja yritykselle, eli kirjanpitopalvelun tarjoaja
• luonnolliset ja oikeushenkilöt, jotka ovat sopimuskumppaneitamme ja tarjoavat neuvontaa tai yksittäisiä palveluja yritykselle sopimussuhteen toteuttamiseksi (esim. kumppanitoimistot, hotellit, lentoyhtiöt, kuljetusliikkeet jne.);

c) Muut kolmannet osapuolet lain tai lain mukaan vaaditun suojan vuoksi:

• yrityksen (lakien, viranomaisvaatimusten, tuomioistuinmääräysten, oikeudellisten menettelyjen, raportointivelvoitteiden ja viranomaisille tiedottamisen velvoitteet jne.) suojaaminen, yrityspolitiikan ja sopimusten noudattamisen tarkistaminen tai täytäntöönpano;
• yrityksen ja/tai sen asiakkaiden oikeuksien, omaisuuden tai turvallisuuden suojaaminen yritystoimintaan liittyvissä tapahtumissa: osana liiketoiminnan tai sen osan siirtoa tai luovutusta tai muuten yrityksen fuusioiden, yhdistymisten, hallinnan muutosten, yrityksen uudelleenjärjestelyjen yhteydessä.

Yllä mainitut liikekumppanimme, jotka on lueteltu kohdassa b), voivat käsitellä yksilöiden henkilötietoja vain ohjeidemme puitteissa, eivätkä ne voi käyttää henkilötietoja omien etujensa tavoittamiseen. Jokaisen yksilön on pidettävä mielessä, että kohdissa b) ja c) luetellut käsittelijät, erityisesti palveluntarjoajat, jotka tarjoavat palveluja sovellusten puitteissa ja/tai omien kanaviensa kautta, voivat kerätä erikseen henkilötietojasi. Tässä tapauksessa he ovat yksin vastuussa niiden hallinnasta, ja heidän yhteistyönsä yksilöiden kanssa on tapahtuttava heidän ehtojensa mukaisesti.

6.1. Oikeus päästä tietoihin

Jokainen yksilö voi ottaa meihin yhteyttä sähköpostiosoitteeseemme kohdassa 1 saadakseen tietää, mitä henkilötietoja käsittelemme. Jokaisella yksilöllä on oikeus päästä käsiksi henkilötietoihinsa ja lisätietoihin, jotka koskevat henkilötietojen käsittelyä, mukaan lukien:

• käsittelyn tarkoitus;
• henkilötietojen kategoriat;
• käyttäjät ja oikeushenkilöt, joille henkilötietoja on luovutettu tai tullaan luovuttamaan;
• mahdollisuuksien mukaan arvioitu henkilötietojen säilytysaika tai, jos se ei ole mahdollista, kriteerit, joita käytetään säilytysaikojen määrittämiseen;
• oikeus vaatia rekisterinpitäjältä henkilötietojen korjaamista tai poistamista tai rajoittamista suhteessa yksilöön, johon henkilötiedot liittyvät, tai oikeus vastustaa tällaista käsittelyä;
• oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle;
• kun henkilötietoja ei ole kerätty yksilöltä, kaikki saatavilla oleva tieto niiden lähteestä kerätään.

6.2. Oikeus oikaisuun

Jos yksilö löytää virheen omista henkilötiedoistaan tai jos hän havaitsee ne puutteellisiksi tai virheellisiksi, hän voi pyytää yritystä korjaamaan tai täydentämään virheellisiä tai puutteellisia henkilötietoja ilman aiheetonta viivytystä.

6.3. Oikeus poistamiseen

Yksilö voi pyytää henkilötietojensa poistamista ilman aiheetonta viivytystä. Yrityksen on poistettava henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä:

• kun henkilötietoja ei enää tarvita niiden keräämiseen tai muuhun käsittelyyn liittyvien tarkoitusten vuoksi;
• jos yksilö peruuttaa suostumuksen, joka on henkilötietojen käsittelyn perusteena, eikä käsittelylle ole muuta oikeudellista perustetta.
• jos yksilö vastustaa käsittelyä yrityksen oikeutettujen etujen perusteella, eikä henkilötietojen käsittelylle ole ylivoimaisia oikeudellisia syitä;
• jos yksilö vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin;
• kun henkilötiedot on poistettava EU-lainsäädännön tai Slovenian oikeusjärjestelmän mukaisen lain täyttämiseksi;
• tapauksessa, jossa tietoja on kerätty virheellisesti alaikäiseltä, joka ei voimassa olevan lain mukaan voi antaa tällaisia tietoja (paitsi joissakin tapauksissa, esimerkiksi todistaakseen liiketoimen tai lain vaatimuksesta).

6.4. Oikeus rajoittamiseen

Jokainen yksilö voi pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista, kun:

• hän/ hän kyseenalaistaa tietojen oikeellisuuden, ajanjakso, joka mahdollistaa yritykselle henkilötietojen oikeellisuuden tarkistamisen;
• käsittely on lainvastaista, ja yksilö vastustaa henkilötietojen poistamista ja pyytää niiden käytön rajoittamista;
• yritys ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta yksilö, johon henkilötiedot liittyvät, tarvitsee niitä oikeudellisten vaatimusten toteuttamiseksi, toteuttamiseksi tai puolustamiseksi;
• yksilö on esittänyt vastalauseen käsittelyä vastaan, kunnes on varmistettu, että yrityksen oikeutetut syyt ylittävät yksilön syyt.

6.5. Oikeus tietojen siirrettävyyteen

Jokaisella yksilöllä on oikeus vastaanottaa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on antanut yritykselle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle ilman yrityksen esteitä, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely tapahtuu automatisoiduilla keinoilla.

6.6. Oikeus vastustaa

Erityisiin olosuhteisiin liittyvien syiden perusteella jokaisella yksilöllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä milloin tahansa, kun se perustuu yrityksen tai kolmannen osapuolen oikeutettuihin etuihin. Tässä tapauksessa yritys lopettaa henkilötietojen käsittelyn, ellei se todista, että käsittely on tarpeellista syistä, jotka ylittävät yksilön edut, oikeudet ja vapaudet tai oikeudellisten vaatimusten täyttämiseksi tai puolustamiseksi. Kun henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointitarkoituksiin, jokaisella yksilöllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka liittyy häneen, tällaisten markkinointitarkoitusten, mukaan lukien profilointi, osalta, jos se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin. Jos suoramarkkinointi perustuu suostumukseen, vastustusoikeus voidaan toteuttaa peruuttamalla annettu suostumus.

7. Kenelle voin ottaa yhteyttä, jos minulla on kysymyksiä henkilötiedoistani

Olemme järjestäneet yhteyspisteen, joka käsittelee kysymyksiäsi tai vaatimuksiasi henkilötiedoistasi (ja niiden käsittelystä) sekä oikeuksiesi toteuttamisesta. Voit lähettää meille sähköpostia kohdassa 1.

Luotettavan tunnistamisen varmistamiseksi henkilötietoihin liittyvissä oikeuksissa voimme vaatia sinulta lisätietoja, ja voimme kieltäytyä toimimasta vain, jos voimme todistaa, että emme voi luotettavasti tunnistaa sinua.

8. Oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelyyn liittyen

Jokaisella on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelyyn liittyen. Valitukset tulee lähettää sähköpostiosoitteeseemme. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus suoraan tietosuojaviranomaiselle, jos uskot, että sinua koskeva henkilötietojen käsittely rikkoo Slovenian tai EU:n henkilötietojen suojelua koskevia sääntöjä. Jos olet käyttänyt oikeuttasi päästä tietoihin ja saatuaan päätöksen uskot, että saamasi henkilötiedot eivät ole pyytämiäsi henkilötietoja tai että et saanut kaikkia vaadittuja henkilötietoja, voit tehdä perustellun valituksen yritykselle 15 päivän kuluessa ennen kuin teet valituksen tietosuojaviranomaiselle. Yritys päättää valituksesta uutena pyyntönä viiden työpäivän kuluessa sen vastaanottamisesta.